"Seit der Excel-Ablösung sparen wir nicht nur jede Menge Zeit. Sondern können mit den automatischen Kennzahlen, Soll-Ist-Vergleichen oder der Liquiditätsprognose mit weniger Aufwand viel tiefer planen und analysieren".

Die SAV Liquid Production GmbH

Seit Juli 2002 ist die SAV Liquid Production GmbH aus Flintsbach in der Herstellung und im Vertrieb von Labordiagnostika (IVD) und pharmazeutischen Rohstoffen tätig. Die hochwertige Produktpalette umfasst unter anderem die Sterilisationslösung für Formaldehyd Gassterilisationen, Elektrodenkontaktspray, Ultraschallkontaktgel sowie nach dem Arzneibuch analysierte Produkte oder Lösungsmittel im Laborbereich.

Die Geschäftsfelder der SAV:

• Histologie

• Apotheke / Pharmazie

• Industrie

• Lohnabfüllung

Die Ausgangslage: Excel

Wie viele kleine und mittlere Unternehmen basierte auch das Controlling bei der SAV auf einer selbst gebauten und gepflegten Excel-Basis. Dies führte zu einer Reihe von Problemen und ungelösten Herausforderungen:

• Aufwand: Hoher manueller und zeitlicher Aufwand für die Pflege des Systems bzw. die Erstellung neuer Funktionen und neuer Ansichten

• Fehleranfälligkeit: Die IST-Daten mussten manuell in Excel übertragen werden. Neben dem hohen zeitlichen Aufwand brachte das auch eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich

• Fehlender Überblick: Mit der wachsenden Komplexität wurden in Excel immer mehr Funktionen auf immer mehr Arbeitsblätter verteilt, wodurch die Übersichtlichkeit verloren ging

• Begrenzter Funktionsumfang: Der hohe manuelle Entwicklungsaufwand führte dazu, dass viele gewünschte und sinnvolle Funktionen gar nicht erst realisiert wurden

• Limitierte Planung: Wegen fehlender Funktionen waren die Möglichkeiten der Planerstellung in Excel deutlich limitiert

• Fehlende Prognosen: Die limitierte Planung führte direkt zu begrenzten Prognosemöglichkeiten, zum Beispiel bei der Liquiditätsprognose. So konnten Investitionsentscheidungen nicht ideal an die Entwicklung des Cash Flow und die vorhandene Liquidität zum geplanten Investitionstermin angepasst werden

Insgesamt spiegelte die Ausgangssituation bei der SAV die typische Situation des Controlling im deutschen Mittelstand wieder. Gerade in wachsenden Unternehmen halten die Möglichkeiten des Excel-basierenden Controlling nicht mit der steigenden Komplexität Schritt. Daher entschied man bei der SAV zu einer Neuorientierung und der Suche nach einem Tool, um das Excel-basierte Controlling abzulösen.

Der Übergang zu Companyon

Die Anforderungen an die neue Lösung für Planung und Controlling ergaben sich aus den oben genannten Problemen und Herausforderungen: Die manuelle Dateneingabe sollte durch einen schnellen Datenimport ersetzt werden. Die Aufbereitung der IST-Daten sollte automatisch passieren, die Möglichkeiten der Budget- und Liquiditätsplanung deutlich erweitert werden.

Nach dem ersten Gespräch zeigte sich schnell, dass Companyon diese Anforderungen sehr gut erfüllt. Nach einer Testphase im Jahr 2022 fiel im gleichen Jahr die Entscheidung für Companyon.

Die Schritte der Einführung:

• Als SaaS-Lösung benötigt Companyon keinerlei lokale Installationen, die Software kann über jeden Browser genutzt werden.

• Die IST-Daten (auf der Basis von DATEV) wurden als Datenupload einfach in Companyon eingespielt, damit standen alle Funktionen zur IST-Datenanalyse adhoc zur Verfügung. Dieser Prozess dauerte nur wenige Minuten.

Weitere Vorbereitungen für den Start der aktiven Nutzung waren nicht notwendig.

Companyon im Einsatz

Wie oben beschrieben, ist die initiale und die fortlaufende Einspielung der IST-Daten innerhalb von Minuten erledigt. Damit stehen der SAV ohne weiteren Zeitaufwand zahlreiche Visualisierungen und Analysen der Daten automatisch zur Verfügung:

• Informatives Cockpit: Das Cockpit wird als Startbildschirm intensiv genutzt. Dort findet die SAV einen schnellen Überblick über die wichtigsten (Kenn-)Zahlen. Die enthalten Vergleiche mit Vorperioden und dem Budget bieten erste Ansatzpunkte für tiefere Analysen von erkannten Abweichungen.

• Automatische Kennzahlen: Durch die Nutzung von Companyon hat sich der regelmäßige Blick auf die Kennzahlen etabliert. Da diese von Companyon automatisch generiert werden und ohne manuellen Zusatzaufwand zur Verfügung stehen, können mehr und aktuellere Kennzahlen als in der alten Excel-Welt genutzt werden.

• Aussagekräftige BWA: In der BWA werden Abweichungen gegenüber Vorperioden oder Plan nun direkt erkannt. Die Ursachen für diese Abweichungen können durch die Detailinformationen in der Companyon-BWA (Drilldown bis auf Sachkontenebene) häufig ohne zusätzliche Recherche erkannt werden. Dies spart gegenüber der Excel-Lösung viel Aufwand im ganzen Unternehmen.

• Echte Cash Flow- und Liquiditätsplanung: In Excel nicht abbildbar, in Companyon nun jederzeit aktuell verfügbar. Dank der automatischen Liquiditätsprognose können Investitionsentscheidungen optimal an die verfügbare Liquidität angepasst werden, teure Kontokorrentkredite werden so eingespart.

• Vorbereitung von Bankgesprächen: Auf Bankgespräche ist die SAV jetzt automatisch perfekt vorbereitet – und beeindruckt durch professionell aufbereitete Zahlen und solide Pläne

• Zeitersparnis = 2 Tage im Monat: Die Entscheidung für Companyon fiel vor allem wegen des deutlich erweiterten Funktionsumfanges gegenüber der vorhanden Excel-Lösung. Zusätzlich spart die SAV durch den Einsatz von Companyon aber auch Arbeitszeit ein. Manuelle Aufwände durch die Eingabe der IST-Werte in Excel und die Überarbeitung von Formeln entfallen vollständig. Die hohe Aussagekraft der Companyon-BWA vermeidet Rechercheaufwand bei der Ursachenforschung von Abweichungen. In der Summe spart SAV hier je nach Aufwand mehrere Stunden bis Tage im Monat ein.

Weitere Kundenstimmen

Weitere Stimmen der Companyon-Anwender finden Sie auf unserer Webseite.