"Ich spare zwei Tage im Monat"

Die takevalue Consulting GmbH

takevalue Consulting ist darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Strategien zu entwickeln, um ihre Kunden im digitalen Raum erfolgreich zu positionieren. Als unabhängiger Experte im Bereich Digitalmarketing fungiert sie als verlässlicher Partner für Unternehmen, die ihr Marketing und ihren Vertrieb gewinnbringend digitalisieren möchten.

Seit ihrer Gründung im Jahr 2012 hat die Agentur zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen bei der Digitalisierung unterstützt. Ihre Dienstleistungen sind darauf ausgerichtet, individuell auf die Anforderungen und Ziele ihrer Kunden einzugehen. Von ihren Anfängen als reine SEO-Agentur hat sie sich kontinuierlich weiterentwickelt und bietet nun ein breites Spektrum an digitalen Dienstleistungen für Marketing und Vertrieb.

Die Geschäftsfelder von takevalue:

• SEA & Performance Marketing

• SEO

• Content

• Conversion Optimierung

• Data & Analytics

• Webentwicklung

• Webdesign

Die Ausgangslage

Im Jahr 2021 beschäftigte sich takevalue intensiver damit, das Finanzreporting auf eine neue Basis zu stellen. Wie in vielen mittelständischen Unternehmen wurde im Bereich der Planung und der Finanzanalyse viel mit Excel gearbeitet. Aufgrund des manuellen Aufwandes wurden aber wichtige Analysen und Reports gar nicht oder nicht regelmäßig realisiert. Dies sollte verändert und optimiert werden, so dass nach einem Tool für die Themen Planung, Controlling und Liquidität gesucht wurde. Der Anspruch an das neue System war, dass es schnell und einfach zu implementieren und zu nutzen ist, gleichzeitig aber tiefe Analysen und auch Prognosen aus den vorhandenen Daten erstellen kann.

Eine echte Kostenstellenrechnung gab es bei takevalue nicht, was die Analyse der einzelnen Leistungsbereiche des Unternehmens sehr erschwerte.

Neben der Umsatz- und Liquiditätsplanung steht bei takevalue das Thema der (Personal-)Kostenplanung im Zentrum.

Anforderungen und Ziele:

• Eine einfachere und schnellere Planung

• Automatische Soll-Ist-Vergleiche

• Automatische Prognosefunktionen

• Ein verbessertes, automatisches Reporting als Basis für den Austausch mit der Geschäftsführung

• Um den manuellen Aufwand für das Finanzcontrolling so gering wie möglich zu halten, sollten die Ist-Daten einfach in das System geladen und verarbeitet werden

Der Übergang zu Companyon

Im Zuge der Marktrecherche wurde takevalue auf die Lösung von Companyon aufmerksam und war sofort begeistert. Die Anforderungen an das neue Tool wurden vollständig erfüllt, besonders die Darstellung und die Analysefunktionen für die Entwicklung von Umsatz, Kosten und Ergebnis überzeugten die Agentur, sich schnell für die Einführung zu entscheiden. Seit November 2021 ist Companyon im Einsatz.

Die Schritte der Einführung:

• Als SaaS-Lösung benötigt Companyon keinerlei lokale Installationen, die Software kann über jeden Browser genutzt werden.

• Die IST-Daten (auf der Basis von DATEV) wurden als Datenupload einfach in Companyon eingespielt, damit standen alle Funktionen zur IST-Datenanalyse adhoc zur Verfügung. Dieser Prozess dauerte nur wenige Minuten.

Weitere Vorbereitungen für den Start der aktiven Nutzung waren nicht notwendig.

Companyon im Einsatz

Wie oben beschrieben, ist die initiale und die fortlaufende Einspielung der IST-Daten innerhalb von Minuten erledigt. Damit stehen takevalue ohne weiteren Zeitaufwand zahlreiche Visualisierungen und Analysen der Daten automatisch zur Verfügung:

• Übersichtliche BWA: Deutliche Verbesserung gegenüber der DATEV-BWA, da die Companyon-BWA deutlich komfortabler zu nutzen und erheblich informativer ist. Die Darstellung kann per Klick zwischen verschiedenen Ansichten (Monat, Quartal, Jahr, 3-Jahre) gewechselt werden. Vor allem aber können die aktuellen Zahlen zwei wählbaren Vergleichsperioden gegenübergestellt werden. So werden positive und negative Entwicklungen z.B. gegenüber dem Vormonat oder dem Vorjahresmonat durch die grafische Hervorhebung sofort sichtbar. Ebenso ist ein Vergleich mit dem Plan möglich, so dass bereits in der BWA Soll-Ist-Vergleiche einfach möglich sind.

• Informatives Cockpit: Im Cockpit werden die wesentlichen Kennzahlen übersichtlich zusammengefasst, so dass der Status und die Entwicklung des Unternehmens sofort sichtbar werden. Auf einen Blick ist der Status von Umsatz, Kosten und Ergebnis sichtbar, ebenso die Entwicklung gegenüber Vormonat, Vorjahresmonat und Plan.

•  Reporting & Information der Geschäftsführung: Vor allem BWA und Cockpit werden genutzt, um der Geschäftsführung einen Überblick über den finanziellen Status der Agentur und der Entwicklung zu geben. Die Zahlen stehen automatisch, inklusive Soll-Ist-Vergleichen, zur Verfügung. Gleiches gilt für den Forecast und die Prognose für Ergebnis- und Liquidität, die Companyon automatisch aus den IST- und den PLAN-Werten erzeugt.

• Schnellere Planung: Besonders bei der Budgetplanung spart takevalue durch den Einsatz von Companyon mehrere Tage an Aufwand ein. Die Planung auf der Grundlage der IST-Daten, die durch zahlreiche Assistenzfunktionen in einen sinnvollen Plan überführt werden können, beschleunigt die Erstellung ungemein. Bei der Personalplanung nutzt takevalue zusätzlich noch spezielle Kalkulationen in Excel. Die Ergebnisse dieser Kalkulation wird dann einfach in Companyon übernommen.

• Kostenstellen: Seit 2023 nutzt takevalue zusätzlich das Modul der Segmentierung, um einzelne Leistungseinheiten (z.B. SEO, Content usw.) detaillierter zu analysieren. Die Überlegung, eine umfassende Kostenstellenrechnung zu realisieren, wurde aus Kostengründen verworfen. Mit dem Segmentierungsmodul ist es in Companyon sehr einfach möglich, Umsätze und Kosten auf beliebig definierbare Segmente (hier die Leistungseinheiten) zu verteilen, um so für jedes Segment eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

• Zeitersparnis = 2 Tage im Monat: Wie oben geschrieben, wird durch den Einsatz von Companyon bei der jährlichen Budgetplanung viel Zeit gespart. Aber auch während der jährlichen Nutzung gibt es positive Effekte. Dies gilt beispielsweise für die regelmäßige Aktualisierung des Plans zu einem Forecast, was in Companyon sehr schnell realisiert werden kann. Alle darauf folgenden Kalkulationen und Prognosen stehen ohne weiteren zeitlichen Aufwand sofort zur Verfügung. Auch die Vorbereitung von internen Besprechungen fällt nun einfacher, da die relevanten Daten jederzeit zur Verfügung stehen, und nicht über DATEV in Excellisten generiert werden müssen. In der Summe werden durch Companyon zwei Arbeitstage eingespart.

Neben der Personalplanung werden auch spezielle Personal-KPIs von takevalue noch in Excel gepflegt, mit besonderem Fokus auf die Ressourcenplanung, um die Einstellung neuer Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt sicher zu stellen.

Die nächsten Schritte

Companyon ist bei takevalue bereits zentraler Bestandteil der Planerstellung und des Finanzcontrollings geworden. Dennoch werden noch nicht alle Module aktiv genutzt.

Wie oben beschrieben, werden einige spezielle KPIs noch parallel in Excel erstellt. In einem nächsten Schritt wird takevalue gemeinsam mit Companyon analysieren, wie auch diese Kennzahlen in Companyon abgebildet werden können. Dabei geht es vor allem um Personalkennzahlen wie zum Beispiel "% fakturierter Stunden", "Umsatz je FTE" oder AVG Stundensatz".

Grundsätzlich ist es sehr einfach möglich, Daten, die nicht in den Summen- und Saldenlisten enthalten sind, in Companyon zu übernehmen und daraus ganz individuelle Kennzahlen zu berechnen. 

Weitere Kundenstimmen

Weitere Stimmen der Companyon-Anwender finden Sie auf unserer Webseite.