Liquidität in KMU: Checkliste zur Planung und Optimierung.

Relevanz der Liquidität und deren Planung für kleine und mittlere Unternehmen.

Liquidität bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, seinen kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Für KMU ist die Sicherstellung der Liquidität von entscheidender Bedeutung, da sie meist über weniger finanzielle Reserven verfügen als größere Unternehmen. Eine systematische Liquiditätsplanung ist daher unerlässlich, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Unzureichende Liquidität kann schwerwiegende Folgen haben, wie etwa die Unfähigkeit, Löhne zu zahlen, Lieferantenrechnungen zu begleichen oder notwendige Investitionen durchzuführen. Im schlimmsten Fall kann dies zur Insolvenz führen. Deshalb müssen KMU kontinuierlich ihre Liquidität überwachen und planen, um sicherzustellen, dass sie stets über ausreichende liquide Mittel verfügen.

Rechtliche Grundlage für die Anmeldung einer Insolvenz

Die Anmeldung einer Insolvenz in Deutschland ist im Insolvenzrecht geregelt, insbesondere in der Insolvenzordnung (InsO). Ein Unternehmen ist verpflichtet, Insolvenz anzumelden, wenn es zahlungsunfähig oder überschuldet ist. Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, seine fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen (§ 17 InsO). Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen des Unternehmens die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich (§ 19 InsO). Die Geschäftsführung eines Unternehmens muss bei Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber innerhalb von drei Wochen, einen Insolvenzantrag stellen. Versäumt die Geschäftsführung dies, können strafrechtliche Konsequenzen drohen und die Verantwortlichen persönlich haftbar gemacht werden.

Methoden zur Liquiditätsanalyse und -planung

Liquiditätsanalyse

Die Liquiditätsanalyse umfasst die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, die Analyse der Fälligkeiten von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Überwachung von Liquiditätskennzahlen wie dem Liquiditätsgrad und dem Cashflow. Diese Analyse ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Engpässe frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Cashflow-Planung

Die Cashflow-Planung ist ein wesentlicher Bestandteil der Liquiditätsplanung. Dabei werden alle erwarteten Ein- und Auszahlungen für einen bestimmten Zeitraum erfasst und prognostiziert. Die Cashflow-Planung verfeinert damit zugrundeliegende Budgetplanung, indem sie den geplanten Umsätzen und Kosten konkretere Ein- und Auszahlungen zuweist. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Berücksichtigung abweichender Zahlungen aufgrund unterschiedlicher Zahlungsziele:

Beispiel:

Ein Unternehmen plant für den Juni einen Projektabschluss in Höhe von 200.000 Euro. Aufgrund der mit dem Großkunden vereinbarten Zahlungsziele wird dieses gewonnene Projekt aber erst im Juli zu einem Zahlungseingang führen. Die Material- und Personalkosten fallen allerdings direkt an. In der Cashflow-Planung können nun die Zahlungsabgänge (Kosten) und -eingänge (Erlöse) den Monaten genauer zugewiesen werden. Aufgrund der zeitlichen Abweichung von Ein-und Auszahlungen könnte es sein, dass im Juni trotz des Projektabschlusses ein Zahlungsengpass droht.

Um dies zu vermeiden, wird in der Cashflow-Planung genau erfasst, wann die Einnahmen tatsächlich eingehen und wann die Ausgaben fällig sind. Dadurch kann das Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, beispielsweise durch kurzfristige Kredite oder das Aushandeln längerer Zahlungsziele mit Lieferanten.

Faktoren, die die Liquidität beeinflussen

Die Liquidität eines Unternehmens wird von einer Reihe unterschiedlicher Faktoren beeinflusst. Dies sind beispielsweise:

• Ein- und Ausgaben: Das ist natürlich sehr naheliegend. Einzahlungen führen zu einer Erhöhung der Liquidität, Auszahlungen zu einer Verringerung. Die Einzahlungen sollten daher die Auszahlungen nach Möglichkeit übertreffen.

• Kredite und Kreditkonditionen: Verfügbare Kontokorrentkredite erhöhen die Liquidität von Unternehmen. Auch ein negativer Cashflow kann so kurzfristig ausgeglichen und den Zahlungsverpflichtungen nachgekommen werden. Allerdings beeinflussen in Anspruch genommene Kredite die Liquidität durch die zu zahlenden Zinsen auch negativ.

• Zahlungsziele und Zahlungsverhalten: Die Realisierung des Umsatzes ist eine zentrale Variable zur Sicherstellung der Liquidität. Großzügige Zahlungsziele führen temporär zu einer Verschlechterung der Liquidität, ebenso ein grundsätzlich schlechtes Zahlungsverhalten der Kunden. Auch bei erfolgreichem Verkauf kann die Liquidität so gefährdet sein.

• Forderungsmanagement und Mahnwesens: Der vorherige Punkt verdeutlicht die Bedeutung eines systematischen Forderungsmanagements und Mahnwesens, um die Einzahlungen möglichst termingerecht zu erhalten. Gleiches gilt, vor allem bei größeren Projekten, für die Prüfung der Kunden auf Zahlungsfähigkeit (zum Beispiel von Handelspartnern), um generellen Zahlungsausfällen rechtzeitig vorzubeugen.

• Lieferantenkonditionen: Neben den Umsätzen beeinflussen natürlich ebenso die Kosten die Liquidität. Für die vereinbarten Zahlungsbedingungen mit Lieferanten gelten die oben für die Kunden beschriebenen Punkte ebenso – nur in gegensätzlicher Richtung. Längere Zahlungsziele erhöhen die Liquidität. Idealerweise können so die Auszahlungen zeitlich an die Einzahlungen der Kunden angeglichen werden.

• Einkaufmanagement und Lagerhaltung: Volle Lager binden Kapital und reduzieren so die Liquidität, da der Lagerbestand bereits bezahlt wurde, aber erst verzögert zu Einzahlungen führt.

Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, der die Erstellung von Liquiditätsprognosen auf monatlicher und jährlicher Basis umfasst. Ein effektiver Liquiditätsplan berücksichtigt sämtliche Ein- und Auszahlungen und prognostiziert zukünftige Zahlungsströme, um sicherzustellen, dass jederzeit ausreichende Liquidität vorhanden ist. Dabei können auch verschiedene Szenarien simuliert werden, um die Auswirkungen unterschiedlicher Annahmen (z.B. verspätete Zahlungseingänge oder unvorhergesehene Ausgaben) auf die Liquidität zu testen.

In der Corona-Zeit wurde deutlich, wie wichtig eine verfügbare und schnell anpassbare Liquiditätsplanung ist: Von heute auf Morgen wurden für einige Unternehmen/Branchen Umsatzströme komplett abgeschnitten. Die Auswirkungen auf die Liquidität musste ad hoc kalkuliert und bewertet werden, um entsprechende Maßnahmen durchzuführen. Aber auch sich schnell verändernde Kostenposition (z.B. Energie- oder Materialkosten) müssen in einem angepassten Liquiditätsplan berücksichtigt werden (können).

Ein einfacher Budgetplan zum Beispiel ist in Excel möglicherweise noch abzubilden, eine detailliertere Budgetplanung mit folgender Liquiditätsprognose nicht mehr. Daher gibt es auch für KMU günstige Softwaretools, die bei der Liquiditätsplanung unterstützen (siehe letzter Abschnitt).

Maßnahmen zur Optimierung der Liquidität

Die Optimierung der Liquidität ist für KMU von entscheidender Bedeutung, um finanzielle Stabilität und Wachstum zu gewährleisten. Hier sind einige bewährte Methoden zur Verbesserung der Liquidität:

• Automatisierte Rechnungsstellung: Implementieren Sie ein System zur automatischen Rechnungsstellung, um den Zahlungseingang zu beschleunigen. Gerade in kleineren Betrieben werden Rechnungen häufig viel zu spät gestellt, die Einzahlungen so unnötig spät realisiert.

• Teilzahlungen bei Projekten: Vereinbaren Sie bei langfristigen Projekten Teilzahlungen, um laufende Kosten zu decken. Diese vorgezogenen Teilzahlungen können Sie in einem Tool zur Cashflow-Planung (s.u.) entsprechend berücksichtigen, um so eine genauere Liquiditätsprognose zu erhalten.

• Effektives Mahnwesen: Nutzen Sie ein effizientes Mahnwesen, um ausstehende Zahlungen so schnell wie möglich einzufordern.

• Vermeidung von Rabatten: Rabatte kosten Umsatz und reduzieren die Liquidität. Seien Sie sensibel bei der Gewähren von Rabatten, um die Gewinnmarge nicht zu beeinträchtigen.

• Skonto-Nutzung: Reduzieren Sie Ihre Zahlungsverpflichtungen. Nutzen Sie Skonto-Angebote Ihrer Lieferanten, um Preisnachlässe bei schneller Zahlung zu erhalten.

• Verhandeln und Ausnutzen von Zahlungszielen: Auch das umgekehrte Vorgehen kann, je nach Struktur der Zahlungsströme, für die Sicherstellung der Liquidität sinnvoll sein: Nutzen Sie Ihre Zahlungsziele aus und zahlen Sie so spät wie möglich. Zum Beispiel, um den Einzahlungszeitpunkt mit den Einzahlungen Ihrer Kunden anzugleichen. Handeln Sie daher längere Zahlungsfristen mit Ihren Lieferanten aus, um Ihre Liquidität zu verbessern.

• Effiziente Lagerverwaltung: Optimieren Sie Ihre Lagerverwaltung, um die Kapitalbindung zu reduzieren (s.o.).

• Regelmäßige Überprüfung der Liquiditätsplanung: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Budget- und Liquiditätsplanung regelmäßig, um auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.

Praxisbeispiel: Companyon Software

Es ist sehr komplex und nur mit viel manuellem Aufwand möglich, eine flexible und genaue Liquiditäts- und Cashflow-Planung in Excel selber abzubilden.

Es gibt aber Softwarelösungen, die diese wichtige Planung gerade auch für KMU sehr vereinfachen. Ein Beispiel ist die Software von Companyon.

Die Companyon Software bietet eine umfassende Lösung für das Controlling, die Planung und die Liquiditätsprognose, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist. Mit dieser Software können Unternehmen ihre Finanzdaten ganz einfach überwachen, detaillierte Liquiditätsprognosen erstellen und sogar verschiedene Szenarien simulieren. Auch die oben beschriebene Cashflow-Planung kann in Companyon einfach genutzt werden. Wie dies passiert, erläutert dieses kurze Video.

Durch die Anwendung dieser Maßnahmen und Werkzeuge können KMU ihre Liquidität effektiv managen und ihre finanzielle Stabilität langfristig sichern.

Abbildung: Automatische Liquiditätsprognose in Companyon

Abbildung: Element der Komfortplanung in Companyon, für die schnelle Erstellung bzw. Anpassung eines Budgetplanes